PPT在最初誕生階段的名字是“Presenter”，之后更名為“Power Point”，其含義為——“讓觀點(diǎn)更有力量”。而作為一名產(chǎn)品經(jīng)理，抑或是其他運(yùn)營、技術(shù)等角色，產(chǎn)出優(yōu)秀的PPT絕對(duì)是必備技能之一。本文將介紹如何運(yùn)用結(jié)構(gòu)化思維來打造一份優(yōu)秀的PPT，并且教授你一些常用的PPT小技巧，讓你的觀點(diǎn)更具說服人心的力量。

一、第一步：運(yùn)用情境分析法（SCQA）來講述你的故事

近年來，“Storytelling（講故事）”在學(xué)術(shù)、市場、商業(yè)等眾多領(lǐng)域被頻繁提及。

究其根本，即是將作家撰寫小說時(shí)的敘事技巧，運(yùn)用于商業(yè)實(shí)踐之中，讓我們的聽眾、客戶、合作伙伴及利益相關(guān)者能夠更快地理解我們的觀點(diǎn)、接納我們的方案，與我們達(dá)到真正的共情。

作家在撰寫小說時(shí)，常常會(huì)遵循“起承轉(zhuǎn)合”的寫作方法，而在商業(yè)實(shí)踐中，為了講好一個(gè)“商業(yè)故事”，產(chǎn)出一份具備結(jié)構(gòu)化思維的優(yōu)秀PPT，我們也可以充分運(yùn)用情境分析法（SCQA）。

SCQA出自于麥肯錫咨詢顧問芭芭拉·明托所寫的《金字塔原理》一書，其中S、C、Q、A分別代表：

• Situation（情景）：我們當(dāng)下處于一個(gè)怎樣的情境？上下文及背景是什么樣的？我們所面對(duì)的是怎樣的事實(shí)？
• Complication（沖突）：目前發(fā)生了怎樣的問題？我們遇到了什么樣的挑戰(zhàn)或是危機(jī)？
• Question（疑問）：為什么會(huì)發(fā)生這樣的問題？其深層原因到底為何？當(dāng)下應(yīng)該怎么辦？
• Answer（回答）：針對(duì)上述疑問，我們的答案是什么？我們能夠采取什么樣的解決方案？

SCQA的順序并非固定不變，就好像作家們經(jīng)常會(huì)使用“倒敘”、“插敘”等寫作手法一樣。

當(dāng)我們運(yùn)用PPT來講述一個(gè)商業(yè)故事時(shí)，我們也可以調(diào)整SCQA四元素的順序：比如首先提及A，就可以營造開門見山的效果，讓聽眾直接先了解方案，再慢慢了解方案的產(chǎn)出過程。

又或者首先提及C，率先描述用戶的痛點(diǎn)、棘手的挑戰(zhàn)，往聽眾的心中注入“憂慮”的情緒，然后再提出解決方案、幫助聽眾一掃憂慮困擾。

而如果想要產(chǎn)出一份優(yōu)秀的、結(jié)構(gòu)清晰的PPT，首要的第一步即是明確整個(gè)PPT的架構(gòu)與故事線，確定整個(gè)PPT大概會(huì)分為幾個(gè)部分、每個(gè)部分之間的順序，以及每個(gè)部分的開場白、主要內(nèi)容以及結(jié)語。

在這一步驟中，不妨試著運(yùn)用情境分析法（SCQA）的原理，來呈現(xiàn)一個(gè)更為引人入勝、更具說服力的商業(yè)故事。

二、第二步：運(yùn)用MECE原則，結(jié)構(gòu)化你的每一頁P(yáng)PT

《金字塔原理》一書中還首次提及了MECE原則（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive），多年來在咨詢、商業(yè)等領(lǐng)域被奉為圭臬。

MECE的本意是指“相互獨(dú)立，各自窮盡”，是一種幫助人們進(jìn)行思考與分析的結(jié)構(gòu)化工具。

在繪制PPT時(shí)，人們經(jīng)常犯的一個(gè)錯(cuò)誤即是：在PPT上堆砌大段文字，乍一看過去，像是在Word里寫作，違悖了PPT“讓觀點(diǎn)更有力量”的初衷。

當(dāng)你的PPT看起來全是文字、或是缺乏明顯結(jié)構(gòu)時(shí)，你應(yīng)當(dāng)保持警惕，并且嘗試著運(yùn)用以下MECE的技巧，讓你的PPT變得更具吸引力及說服力：

• 二分法：將你PPT上的內(nèi)容按照不同的維度進(jìn)行拆分與對(duì)比，比如當(dāng)我們想要說服聽眾，采取我們的方案可以幫助產(chǎn)品體驗(yàn)大幅優(yōu)化時(shí)，我們就可以拆分出“AS-IS（當(dāng)下現(xiàn)狀）”及“TO-BE（未來進(jìn)展）”兩個(gè)維度，描述當(dāng)下的及改造后的用戶體驗(yàn)旅程，讓聽眾更加清晰地感受到方案的優(yōu)勢(shì)。
• 過程法：當(dāng)我們繪制PPT時(shí)，可以跳出來思考一下，是否可以采取某種線性時(shí)間順序、或是空間順序來串連我們PPT上的每一種元素？比如，當(dāng)我們想要描述用戶的切實(shí)體驗(yàn)時(shí)，與其以文字的形式來一一描述，不如設(shè)定出具體的場景，而后繪制一條清晰的時(shí)間軸，描繪用戶在該場景中的操作步驟，以及他在每一步驟中的心情與體驗(yàn)。
• 要素法：要素法的根本即是歸納與提煉；當(dāng)我們的PPT上充斥著大量文字時(shí)，不妨靜下來思考一下，在這些密密麻麻的文字之間，是否存在著可供提煉的要點(diǎn)/特征/要素/性質(zhì)？如果有，我們應(yīng)當(dāng)將其抽象出來，提煉而后升華。
• 公式法：每個(gè)人都在追逐成功，那么成功到底應(yīng)該如何達(dá)成？愛因斯坦說：成功=X+Y+Z，也就是艱苦勞動(dòng)+正確方法+少說廢話；愛迪生說：成功=99%的汗水+1%靈感；谷愛凌說：成功=99%的努力+1%的幸運(yùn)。無論成功到底等于什么，他們表達(dá)觀點(diǎn)時(shí)的描述方式，均是“公式法”的一種呈現(xiàn)。
• 矩陣法：在咨詢顧問的工作中，矩陣法可能非常之常見，且常常與二分法、要素法等結(jié)合運(yùn)用；比如，當(dāng)我們想要分析某家公司的數(shù)字化現(xiàn)狀時(shí)，我們可以首先采取二分法及要素法，劃分出戰(zhàn)略、執(zhí)行、市場、組織等多個(gè)維度，之后將這些維度繪制成矩陣式的象限圖，在視覺呈現(xiàn)上更具力量。

三、第三步：運(yùn)用PPT技巧，提升可視化效果

通過情境分析法（SCQA），我們擁有了清晰的、引人入勝的故事線，建立了PPT的整體框架與結(jié)構(gòu)。

通過MECE原則，我們對(duì)每一頁P(yáng)PT進(jìn)行了結(jié)構(gòu)化調(diào)整。

那么，最后一步，即是從視覺表達(dá)的角度著手，運(yùn)用PPT的常見技巧，對(duì)我們的PPT進(jìn)行可視化效果的優(yōu)化提升。

1. STEP 1：根據(jù)你的受眾，決定你的PPT風(fēng)格

PPT從頭到尾的風(fēng)格應(yīng)當(dāng)保持一致，如果風(fēng)格參差不齊、或是有明顯差異，會(huì)削弱你的觀點(diǎn)與方案，讓我們的聽眾產(chǎn)生“凌亂”、“跳躍”等不佳印象。

PPT是一種表達(dá)觀點(diǎn)的工具與載體，因此在決定PPT的風(fēng)格時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)首先考慮我們的受眾是誰，而不是思考我們自己喜歡怎樣的風(fēng)格、我們現(xiàn)在有哪些可以直接可以拿來套用的模板。

如果是面向上級(jí)、客戶，那么風(fēng)格應(yīng)當(dāng)較為嚴(yán)肅、商務(wù)大方。

如果是較為輕松的分享、演講，那么風(fēng)格可以相對(duì)較為活潑、明快。

在確定風(fēng)格時(shí)，應(yīng)當(dāng)從多個(gè)維度進(jìn)行綜合考慮，包括受眾的地點(diǎn)（國外/國內(nèi)）、性別（男/女）、年齡層（青年/中年/老年）、所處行業(yè)及公司等。

如果在我們的受眾之中，存在具有決策權(quán)、或較大影響力的關(guān)鍵利益相關(guān)方，那么最好還是優(yōu)先考慮他的審美偏好。

2. STEP 2：根據(jù)你的風(fēng)格，決定你的PPT配色

決定了PPT的風(fēng)格之后，我們就可以進(jìn)一步確定PPT的配色。

如果是商業(yè)性質(zhì)的PPT，在考慮配色時(shí)，應(yīng)當(dāng)首先考慮我們所在的企業(yè)、或是客戶所在的企業(yè)平時(shí)常用的配色，盡量向其靠攏。

如果并無特殊限制，那么就可以結(jié)合風(fēng)格來確定配色，例如藍(lán)色、黑色、灰色、白色多用于嚴(yán)肅商務(wù)的PPT，而綠色、粉色、黃色等多用于輕松明快的PPT。

在選取PPT的配色時(shí)，有以下幾個(gè)可以運(yùn)用的小技巧：

1. 取色器：PPT中自帶取色器（Eyedropper），可以用它來取到你理想的色彩；
2. HSL模式：在調(diào)整顏色時(shí)，可以將模式切換至“HSL模式”，對(duì)其進(jìn)行細(xì)粒度的調(diào)整；比如調(diào)低顏色的Sat值，可以降低色彩的飽和度，讓其看起來更為柔和；
3. 調(diào)整透明度：在繪制PPT時(shí)，我們經(jīng)常需要運(yùn)用同一種顏色的不同深淺程度，那么此時(shí)就可以通過調(diào)整同一種顏色的透明度（Transparency）來實(shí)現(xiàn)，省去了尋找和挑選多種顏色的時(shí)間；
4. 線上配色工具：如果缺乏配色靈感，可以借用一些配色工具來尋找靈感的火花，比如Color Uisdc、Color Hunter、Adobe Color、Color Drop等平臺(tái)都提供了許多可以借鑒的配色范例。

3. STEP 3：靈活運(yùn)用多種渠道，尋找可用的PPT資源

所謂PPT資源，一般包括模板資源、字體資源、圖標(biāo)/圖片/圖表資源、插件資源等。

此處提醒一下，如果是商用性質(zhì)的PPT，請(qǐng)務(wù)必確保PPT內(nèi)所使用的一切資源都是可商用的、有版權(quán)許可的，及時(shí)規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。

在尋找PPT資源時(shí)，有以下推薦的工具及平臺(tái)：

• 模板資源：PPT Store、稿定設(shè)計(jì)、Canva可畫等；
• 圖標(biāo)資源：Icon Font、Flat Icon、或是PPT內(nèi)自帶的圖標(biāo)（Icons）等；
• 圖片資源：各大圖片搜索引擎、花瓣網(wǎng)、Unsplash等；
• 字體資源：字魂、字由、iFonts等；
• 插件資源：iSlide、OneKey Tools等；

4. STEP 4：運(yùn)用PPT技巧，讓你的圖文煥發(fā)光彩

在處理圖片方面，如果你想讓你的配圖更為美觀或更具力量，可以嘗試著使用以下PPT小技巧：

• 裁剪為形狀（Crop To Shape）：將圖片裁剪為指定形狀，可以讓它看起來沒有那么的樸實(shí)無華；
• 刪除背景（Remove Background）：很多人不知道的是，PPT本身具有摳圖這一強(qiáng)大功能，無需借用PhotoShop或是美圖秀秀等工具平臺(tái)；
• 圖片修正/調(diào)色/藝術(shù)效果（Corrections/Colors/Artistic Effect）：在PPT內(nèi)，用戶可以調(diào)整圖片的色調(diào)、明亮度、銳化度等參數(shù)，或者附加藝術(shù)效果，讓它更為清晰、不再暗沉；
• 圖片效果（Picture Effects）：較為常用的效果包括為圖片增加陰影、反射的倒影等，如果使用恰當(dāng)，可以增加圖片的質(zhì)感；
• 蒙版：有時(shí)我們所用到的背景圖或是配圖的顏色較為跳躍、復(fù)雜，可能不適合作為背景，或是會(huì)破壞整個(gè)PPT的色調(diào)，那么我們就可以在圖片上疊加一層蒙版，也就是一個(gè)帶有透明度的形狀，幫助整個(gè)圖片的色調(diào)更為統(tǒng)一。蒙版的形狀往往是長方形或圓形，顏色往往選擇黑、灰、白等顏色。

此外，除了圖片之外，我們也常常需要在PPT內(nèi)繪制形狀。在處理形狀方面，可以運(yùn)用的技巧包括：

• 填充（Shape Fill）：用圖片或者漸變色來填充形狀，在恰當(dāng)使用時(shí)，會(huì)有很強(qiáng)的視覺效果；
• 調(diào)整線框（Shape Outline）：可以調(diào)整線框的顏色、粗細(xì)、類型、透明度等，其中素描風(fēng)格（Sketched Style）可以做出類似手繪的效果；
• 透明度（Transparency）：調(diào)整形狀的透明度，在恰當(dāng)使用時(shí)，可以讓顏色更為柔和、整體更有設(shè)計(jì)感；
• 手繪線條（Scribble）：很多人不知道的是，在PPT內(nèi)是可以隨意繪制任意線條的。在某些情況下，通過插入一些手繪線條，能夠增強(qiáng)PPT的視覺表達(dá)效果。

而在處理文字方面，可以運(yùn)用的技巧包括：

• 填充（Text Fill）：用圖片或者漸變色來填充文字，在恰當(dāng)使用時(shí)，會(huì)有很強(qiáng)的視覺效果；
• 調(diào)整字間距或行距（Spacing）：PPT可以調(diào)整字間距、行距、段落間距，讓內(nèi)容更為清晰；
• 對(duì)齊（Align）：選擇多個(gè)文本框后，可以進(jìn)行水平對(duì)齊、垂直對(duì)齊、平均分布；
• 文字效果（Text Effects）：較為常用的效果包括為文字增加陰影、反射的倒影等，比如增加陰影這一操作，就非常適用于深色背景搭配淺色文字的場景；
• 文字排版：在文字排版方面，為了突出重點(diǎn)內(nèi)容，可以參考下圖，從文字的大小、虛實(shí)、粗細(xì)、明暗等多個(gè)方面著手進(jìn)行優(yōu)化。

四、結(jié)語

希望本文能夠幫助你了解更多PPT技巧、結(jié)構(gòu)化思維工具，并將其應(yīng)用于功能演示/產(chǎn)品宣講/項(xiàng)目競標(biāo)/工作述職/商業(yè)分析等多種領(lǐng)域當(dāng)中。

PPT的宗旨是“讓觀點(diǎn)更有力量”，希望本文也能讓你的觀點(diǎn)更具說服力與表現(xiàn)力，最終呈現(xiàn)出一份較為美觀的、結(jié)構(gòu)清晰的PPT。

作者：張璇Maria；微信公眾號(hào)：玄思Wit。資深斜杠青年，專注IT咨詢/售前/TOB產(chǎn)品設(shè)計(jì)/交互設(shè)計(jì)/數(shù)字化轉(zhuǎn)型/數(shù)字化運(yùn)營等領(lǐng)域知識(shí)的分享。